Aspectos clave a tener en cuenta en un evento digital

Aspectos clave a tener en cuenta en un Evento Digital

A la hora de realizar un Evento Digital de cierto tamaño son muchos los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de llevarlo a cabo.

Os dejamos con un listado de 16 aspectos importantes que debemos estudiar para ello:

Objetivos

Hemos de establecer los objetivos de negocio, de comunicación y marketing o de responsabilidad social que pretendemos conseguir con el evento. También hay que fijar objetivos cuantitativos.

Precios y horarios

Hemos de elegir las fechas y horarios más adecuadas para el evento, teniendo en cuenta no coincidir con eventos similares, festividades en la geografía de interés…

Asistentes

Hemos de seleccionar el tipo de asistentes que deseamos conseguir para el evento. Deberán ir alineados con los objetivos.

Inscripciones

Hemos de pensar si el evento es gratuito o de pago, cómo se van a inscribir los asistentes (y expositores), las formas de pago, cómo se les va a mantener informados…

Presupuesto

Es un elemento crítico para cualquier evento digital, ya que en función de éste podremos realizar algunas acciones o no. * El presupuesto va acorde a los objetivos que se desean cumplir y en función de ello podemos hibridar nuestro evento, invertir más en publicidad, mejora de los ponentes o aumento del programa.

Patrocinadores

¿El evento va a contar con patrocinadores? Si es así habrá que crear un documento para ellos con las diferentes opciones de patrocinio y sus ventajas.

Ponentes

Hemos de hacer una buena elección de ponentes, moderadores, presentadores, animadores…

Imagen

El logo, la web, la imagen corporativa, las imágenes y videos para medios sociales, los fondos virtuales, flyers…

Idiomas

En qué idioma o idiomas se va a realizar el evento, si va a contar con traducción simultánea, si va a tener intérpretes de lengua de signos…

Difusión

Es evidente que hemos de realizar difusión antes del evento para captar asistentes, patrocinadores, expositores, etc… pero también durante el evento y después de éste. Las redes sociales es nuestro gran aliado, dar difusión en redes sociales permite un reconocimiento de marca sobretodo si el evento tendra más edicciones. Las Redes Sociales nos permiten mencionar a nuestros ponentes y que estos puedan compartirlo y promocionar el evento.

Stands

Si el evento va a contar con expositores, que tipos de stands se van a utilizar, que elementos incorporan, cómo se va a atender a los visitantes… ofrecerles el stand digital para que preparen todo su material…. bueno no sabria explicar esto sin incluirnos a nosotros o que es lo q hacemos

Interacciones

Cómo va a ser la interacción entre ponentes y organización, entre ponentes y asistentes, entre asistentes (networking)…

Equipo

Qué personas se van a encargar de la organización, coordinación, planificación, herramientas, realización, atención al usuario, atención a los expositores…

Herramientas

Hay que hacer una buena elección de los medios técnicos y herramientas más adecuadas para lograr el mejor evento posible. Este no me gusta quizas lo cambiaria por redes sociales que esta un poco desarrollado en difusión

Accesibilidad

Qué elementos de accesibilidad vamos a utilizar en el evento para facilitar el acceso a personas con alguna discapacidad.

Planificación

En un Evento Digital es imprescindible realizar una buena planificación. Utilizar metodologías ágiles puede ser una buena idea. Nuestra larga experiencia en eventos digitales disponemos de una metodología clara y sencilla para que la puesta en marcha sea lo más liviana posible y reducir el tiempo y esfuerzo que en un evento presencial podrían durar meses.