¿Qué es un evento digital?
En este artículo encontrarás la información necesaria para poder comprender la dinámica de la organización de Eventos Digitales. Tipos de Eventos Digitales, sus grandes ventajas, qué son las Plataformas de Eventos. Todo lo que has de tener en cuenta para comenzar con tu Evento digital. Esperamos sirva como guía inicial para iniciarte en este apasionante sector que ya es imparable, no por necesidad si no por conveniencia.
La Organización de Eventos Digitales o Eventos Virtuales es una disciplina en auge. No incipiente, pero en este momento la necesidad ha hecho que pueda ser la única forma de celebrar nuestros eventos. Y ya no podemos vivir sin ellos.
Aún muchos Dircom no están teniendo en cuenta sus posibilidades. La incertidumbre actual los hace dudar, pero ya son muchos los que están cogiendo el toro por los cuernos. No podemos dejar de organizar nuestros eventos. No podemos dejar de existir. No podemos dejar la posibilidad de crecer y hacer crecer nuestra comunidad y nuestro proyecto.
La realidad es que un evento digital solo aporta ventajas frente a los presenciales. De hecho muchos organizadores de eventos no quieren volver al evento tradicional.
Para los más inexpertos, recordamos para qué sirve un evento organizado por tu entidad:
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- Los eventos son un foco importante de generación de contenidos.
- Construir reconocimiento de marca, aumentar la visibilidad.El evento es considerado como generador de valor estratégico (en diferentes ámbitos).
- Construir reconocimiento de marca y confianza.
- Fortalecer las relaciones entre una comunidad.
- Generar beneficios.
- Recaudar fondos.
- Establecer liderazgo.
- Formarse, actualizarse.
Muchas personas aún no imaginan cómo es un evento digital, a pesar de que seguramente ya hayan asistido a alguno.
Un Evento Digital es aquel al que puedes asistir desde cualquier parte mediante un dispositivo y conexión a internet.
El Evento Digital consiste en trasladar a un entorno informático aquellos eventos que hasta ahora se hacían de manera presencial, imitando al máximo la experiencia de usuario o del asistente en este caso.
Para aquellos “amantes del contacto personal” es imposible llegar a imitar un evento presencial, pero esta afirmación dista mucho de la realidad. Las opiniones de los usuarios no dejan lugar a dudas. No sólo los organizadores de eventos hablan de digitalizar permanentemente sus eventos, algunos asistentes no quieren volver a un evento presencial, o se pensarán más de dos veces el asistir. Nos lo han dicho, no es una suposición.
¿Qué tipos de eventos digitales podemos realizar?
Cualquier tipo de evento presencial es replicable.
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- Encuentros de trabajo
- Reuniones corporativas (ventas, acuerdos, alianzas, membresias…)
- Workshop
- Formativos
- Demostración de producto
- Demostración de servicios
- Rueda de prensa
- Jornadas técnicas
- Convenciones – conferencias
- Asambleas
- Mitin
- Ferias
- congresos
- Cumbres
- Eventos culturales, teatro, música, concierto, festival multidisciplinar…
¿Evento Digital o Evento Virtual?
A menudo se utiliza indistintamente el término evento digital por evento virtual. Existe una clara diferencia.
Si como hemos dicho el eventos digital es aquel al que se puede asistir remotamente mediante dispositivos electrónicos, un evento virtual también es un tipo de evento digital.
Sin embargo el evento virtual se refiere a aquel cuya plataforma se basa en creaciones de realidad virtual, en 3D. Un videojuego se diseña utilizando escenarios virtuales, realidad virtual. De la misma manera podemos usar plataformas basadas en realidad virtual para realizar un congreso virtual o una feria virtual. Incluso se puede asistir usando gafas de realidad virtual VR para sorprender al visitante.
Por el contrario, la feria digital o congreso digital usaría una plataforma informática más intuitiva, menos vistosa sí, pero a menudo más eficaz. Y es que no todos los dispositivos y todos los visitantes pueden acceder a unos contenidos virtuales de calidad, ya sea por hardware (velocidad de procesador y tarjeta gráfica de la que disponen su dispositivo) o por destreza informática, para instalar los plugins necesarios y configurar todo correctamente.
En función de los objetivos de nuestro evento podemos elegir una opción u otra. Ambas son válidas.
Ventajas de la realización de Eventos Digitales
Como hemos dicho, los Eventos Digitales tienen muchas ventajas frente a los presenciales, tanto para organizadores como para asistentes. No es una cuestión de cuarentena.
Los eventos digitales han llegado para quedarse.
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- Ahorro de costes. Sala. Catering. Viajes y alojamientos de ponentes…
- Mejores ponentes y de mayor relevancia, que de otra forma no podrías tener.
- Menos tiempo de preparación del evento. Lo que antes era un año de preparación o 6 meses ahora se puede hacer en 3 o en menos.
- Escalable desde el primer evento. Desde el primer evento puedes tener hasta miles de asistentes sin necesidad de alquiler de una gran sala.
- Innovación. Parte del ahorro se puede invertir en innovar en tu evento y fidelizar a tu público sorprendiendo y dando una imagen de fortaleza y resiliencia.
- Alcance. Mayor número de asistentes. Multiplica tu audiencia. Se está multiplicando hasta por 20 en muchos eventos.
- Cobertura, ámbito geográfico. Pueden acceder asistentes de todo el mundo.
- Accesibilidad, es más accesible un evento digital por su propia naturaleza digital. Pero además utilizamos técnicas de accesibilidad concretas… LSE, subtitulado, audiodescripción…
Herramientas y plataformas para organizar eventos digitales
Se pueden organizar eventos básicos con herramientas concretas, aunque bastante limitadas. Algunos ejemplos de estas herramientas son Zoom, Meet de Google, GoToWebinar, ooVoo, Jitsi, o skype. Son herramientas que ofrecen soluciones para realizar reuniones, videollamadas o formaciones, de forma bastante eficaz, pero no pueden asemejarse a una plataforma para eventos.
De hecho no existe ninguna plataforma para eventos que pueda solucionar todos las necesidades que se dan en la casi infinita disciplina de la Organización de Eventos.
En nuestro caso actualizamos continuamente funciones y requerimientos que nos solicitan nuestros clientes, realizando a medida la plataforma idónea para cada caso. Cada Evento es un mundo, al igual que los presenciales, y tiene unas necesidades o peculiaridades. Además intentamos siempre distinguirnos.
Es necesario la combinación de diferentes herramientas existentes y casi siempre la creación de funciones a medida. Sólo de esta forma es posible hacer realidad la idea que un promotor de eventos tiene en su imaginación.
La organización de eventos es algo que evoluciona cada día. Es impensable hablar de los eventos que vivíamos hace 15 años. Eso ya no funciona. La oferta es tan grande que es necesario ofrecer contenidos y formatos innovadores para atraer público.
Para aquellas personas que necesitan algo rápido y sin complicaciones es recomendable adaptar su evento a una plataforma existente. De la misma manera que hasta ahora un organizador había de adaptar su evento a las características de la sala de que se dispone.
En este caso podremos asesorarte y acompañarte en el proceso de crear un evento digital exitoso.
¿Qué plataforma de eventos es la más adecuada?
Como cada evento es diferente, no podemos utilizar una misma plataforma. Ni para la realización de vídeo digital (explicamos más adelante) ni como plataforma para alojar el evento.
Podemos asemejar una plataforma de eventos a una sala para eventos o a un palacio de congresos. Cada plataforma puede prestar un número limitado de opciones. Podemos tener una sala para 100, 300 o hasta 10.000 asistentes.
Por ello, al igual que la organización tradicional, hemos de saber cuales son nuestras necesidades. Podemos ceñirnos a la sala o plataforma que tenemos a nuestra disposición o que nos permite nuestro presupuesto.
Pero cuando tenemos necesidades específicas que cubrir quizá debamos crear una a medida. Los costes no son excesivos, a menudo más económicos que los de plataformas específicas. Simplemente se trata de tener una sala ajustada a nuestras necesidades.
¿Qué necesidades debemos tener en cuenta?
Insistimos, cada evento tiene las suyas, y no dejamos de aprender y de innovar para adaptarse a peticiones de clientes, pero estas son algunas características:
- Escenario principal, o auditorio, donde se está retransmitiendo el contenido más importante, ponencias, conferencias…
- Salas secundarias, con otras charlas, mesas debate, ponencias, grupos de trabajo… Estas salas se pueden usar para otras actividades, como zona de networking, zona de café, salas para conversar sobre temáticas…
- Zona de stands. Fundamental para que el organizador pueda obtener beneficio de los patrocinios del evento. Algunos eventos se basan en las aportaciones de expositores y patrocinadores. Tenemos diferentes opciones para los stands y estamos desarrollando una gran carpeta de servicios para expositores, pero esto es algo que desarrollaremos en otro post.
- Intervención de asistentes durante las ponencias, para hacer preguntas, ya sea por chat o incluso por video…
- Reuniones 1 a 1. Para los que piensan que no era posible asemejar el evento digital al presencial, tenemos la opción de que todos los asistentes puedan hablar entre sí mediante chat o también vídeo. Queremos simular la experiencia de encontrar a un amigo o conocido en el evento y poder saludarlo e invitarlo a una reunión privada para tomar un café con él.
- Traducción simultánea. ¿Cuantos idiomas necesitas?
- Técnicas de Comunicación Accesible. Como Lengua de signos, audiodescripción o subtitulado en directo
- Lo que puedas imaginar…
Hay otros interrogantes a conocer antes de elegir una plataforma o el formato de emisión ideal. Cuéntanoslos. Las consideraciones más importantes a la hora de elegir una plataforma son:
Tipo de evento.
- Congreso, Jornada, Feria, otros…
Duración del evento.
- ¿Cuántos días? ¿Qué horario?
Número de Ponentes y distribución
- (Ejemplo: 4 mesas redondas, 2 por la mañana y 2 por la tarde. Máximo 4 ponentes en cada mesa)
Asistencia Pública /Privada
- Gratuito con registro
- Gratuito sin registro
- Con entrada
¿Solo para invitados inscritos o queremos máxima difusión con una emisión en abierto? ¿Necesitamos cobrar una entrada, generar leads o nada de ello es necesario?
¿Cuántos asistentes se esperan?
- 100, 300, 500, 1.000, 10.000….
¿Cuantas salas secundarias necesitamos? ¿Simultáneas o consecutivas?
¿Cómo interviene el público?
- Chat
- Chat y video
- ¿Puede interactuar entre sí?
Realización de Vídeo Digital
En nuestro caso, durante el histórico Estado de Alarma español de 2020, lo primero que quisimos hacer es mejorar la imagen de los eventos mediante una realización de vídeo digital profesional. Es la base de nuestros eventos.
Las marcas o las instituciones no pueden utilizar para sus eventos las mismas herramientas que se usan para hablar con tu familia. El propio gobierno español estuvo utilizando durante todo el periodo de confinamiento herramientas gratuitas o de mínimo coste sin ninguna personalización.
Poco después los medios nacionales de televisión empezaron a usar conexiones digitales integradas en sus emisiones.
Hemos sido pioneros durante este periodo de confinamiento en la técnica de Realización Digital de Vídeo, cuando transmitimos un festival artístico cultural accesible con más de 80 participantes, con 60 intervinientes, artistas multidisciplinares situados en más de 40 ciudades distintas y en distintos países.
Con la mayoría de herramientas el usuario elige a quien ve, o podemos elegir la vista de galería con todas las personas en pantalla. Algo que dista mucho de una realización de evento controlada y eficaz.
Servicios auxiliares para eventos digitales
Todo organizador de eventos necesita una serie de servicios auxiliares, a menos que se disponga de un gran equipo multidisciplinar de personas y servicios.
Para aquellas personas que dirigen la organización de eventos y subcrontrantan los servicios no hay nada que explicar. Para eso están las agencias de eventos, incluso ellas echan mano de empresas especializadas en cada caso.
Con la digitalización de eventos intervienen menos empresas y la coordinación es más sencilla. Es el caso de eEvents. Mediante software y profesionales especializados en desarrollo web, administrador de sistemas, producción audiovisual, coordinación, etc. podemos resolver todos los aspectos de principio a fin. Citamos algunos de ellos.
- Marketing Digital
- Promoción y difusión
- Gestión de asistentes
- Secretaría técnica
- Gestión de expositores y stands. Apuntamos que estamos desarrollando una amplia carpeta de servicios para stands digitales muy novedosa.
- Control de acceso
- Atención al cliente
Los servicios que son necesarios para organizar cualquier evento, pero trasladado al mundo digital. Con todas las ventajas que ello implica.
Conclusiones
Despierta, esto no es temporal. Si tu organización celebra eventos y aún no se ha adaptado no sabemos a qué esperas. Las ventajas de los eventos digitales son demasiado como para dejar pasar la oportunidad. Consulta a un profesional y ponte manos a la obra.
No se trata de la alternativa al evento presencial. De ahora en adelante has de pensar mucho si realmente necesitas el presencial.