¿Por qué organizar un evento online?

En un mundo globalizado donde trabajamos de forma remota y con colaboradores en cualquier localización se impone el nuevo modelo digital de los eventos. Un evento digital facilita la asistencia, reduce considerablemente los costes y los tiempos de preparación. Los últimos estudios realizados indican que el 78% de los asistentes a eventos prefieren tener la posibilidad de poder asistir de forma remota.

12 Ventajas de Digitalizar tu Evento
12 Ventajas como Asistente a un Evento Digital

Organización de eventos MICE online

Nos hemos especializado en la digitalización de eventos MICE, congresos, convenciones, ferias, jornadas técnicas…

Realizamos una consultoría integral para la organización de su evento, así como la ejecución completa o parcial.
Para alojar tu evento hemos desarrollado un Plataforma de Eventos Digitales, que ofrece todas las herramientas necesarias para organizar tu evento MICE, con las mismas características que podría tener el evento presencial.

Congresos

Congresos sociales o privados, académicos, científicos, tecnológicos… Haz de tu congreso online una experiencia única. Amplía tu audiencia.

Ferias

Transmiten valores de vanguardia, resiliencia y fiabilidad de marca. Hemos creado zonas de expositores con amplios servicios de interacción B2B y B2C.

Jornadas y Seminarios

El acceso a la educación y la información ya no puede tener barreras. Puedes celebrar tus jornadas de manera presencial o híbrida y llegar a más gente.

Servicios de organización de eventos digitales

Secretaría Técnica

Nos encargamos de todos los aspectos de la planificación del evento, de la ejecución y del post congreso. Realizamos un asesoramiento para cuidar todos los detalles y las necesidades especiales que necesites.

Web informativa del evento

Si no tienes tu propia página nosotros la creamos para tí, con todos los elementos necesarios: toda la información de tu evento online, videos, ponentes, programa, inscripciones, TPV…

Gestión de inscripciones

Realizamos un formulario online personalizado, recogiendo los datos que necesites conocer, así como los datos de la ficha personal de asistente y los necesarios para realizar networking.

Cobros y facturación

Gestionamos los cobros de tu evento. Crea tantos tipos de entradas como necesites. Puedes realizar descuentos, ofrecer entradas de cortesía y realizar promociones de venta anticipada.

Diseño e imagen

Realizamos todos los elementos gráficos que necesitas, para conseguir la imagen de tu evento adecuada. Logotipo, cartel, programa de mano, portadas, banners, post para redes sociales

Ensayos con los ponentes

Realizamos ensayos previos con todos los intervinientes. Usamos un sistema de regiduría y coordinación con la dirección del evento para que el directo se resuelva exactamente según lo previsto.

Patrocinios y Expositores

Te ayudamos en la gestión de espacios digitales y placement para tus patrocinadores y expositores, así como la gestión de los cobros y la recepción de los materiales corporativos necesarios.

Certificados

Diseñamos y realizamos los certificados necesarios para tus asistentes o intervinientes. Con las analíticas de tu evento podrás confirmar la asistencia de cada inscrito con total precisión.

Pósteres Científicos

Gestión completa de pósteres y abstracts. Presentación de las propuestas, traslado al comité de selección, envío de comunicaciones… Y un espacio de exhibición específico en nuestra plataforma.

Accesibilidad

Técnicas de comunicación accesible para tus streaming. Intérprete de Lengua de Signos a tiempo real, subtitulado en directo o canal de audiodescripción. Plataforma según normativa W3CA

Traducción Simultanea

Interpretación simultánea a distancia a múltiples idiomas. Que el idioma no sea un problema para conseguir más público. Invita a ponentes internacionales de alto nivel sin importar su lengua nativa.

Informe final del evento

Si lo necesitas redactamos un informe de tu evento, recogiendo las estadísticas de participación, datos y analíticas de asistencia segmentados, imágenes y otros elementos que necesites.

Realización digital de video

Llevamos a cabo una realización de video profesional para la emisión streaming de tu evento, como si de una emisión de televisión se tratase.
Desde nuestro estudio podemos insertar en pantalla a las personas participantes en cada momento, con un presentador o moderador que puede ir dando paso a los intervinientes. Personalización de la emisión con logotipos, rótulos, carteles de bienvenida y espera, cortinillas…
Para evitar problemas técnicos en directo se realizan ensayos previos con todos los intervinientes, moderadores, presentadores…

Proceso de trabajo

1. Dirección y coordinación

Un coordinador se encargará de dirigir a todos los equipos y de la comunicación con la dirección. Repasado el briefing y todas la necesidades programaremos con el anfitrión el timing de toda la coordinación del evento.

2. Preproducción

Es la fase más larga en la que hay que poner todo a punto. Prepararemos todo lo necesario para que la apertura se realice en los tiempos necesarios y se cumplan todos los hitos: Página del evento, inscripciones, diseños, comunicaciones, ensayos…

3. Directo

Todo un equipo completo de técnicos estará a disposición del evento: dirección, coordinación, regiduría, realizadores, informáticos y personal de atención al cliente. Con la realización de los ensayos minimizamos las posibles incidentes al 99%.

4. Cierre del evento

El evento no acaba cuando se desconectan los asistentes. Realizaremos los últimos envíos de comunicaciones, los certificados, el informe final y otras cuestiones necesarias.   

Además, el evento puede continuar el tiempo necesario para que nadie se pierda los contenidos, con el sistema “A La Carta”.