Cuando hablamos de digitalización de eventos no podemos dejar de hablar de la pandemia provocada por el Covid-19. Ha supuesto un punto de inflexión en la organización de eventos. Una aceleración que ha supuesto una evolución positiva, que favorece tanto a organizadores como a asistentes.
Antes de la pandemia se celebraban numerosos eventos online, tales como reuniones o webinars. Ahora, tras la especialización de las empresas organizadoras de eventos y el desarrollo de plataformas informáticas, podemos realizar un gran congreso o una gran feria de una forma más efectiva, reduciendo costes, tiempos de organización y facilitando la asistencia a un mayor número de personas.
Como todo cambio, presenta reticencias por parte de algunas personas y organizaciones, al igual que lo hacían las compras online, pero es un hecho que los eventos digitales e híbridos se han instalado en el día a día y ya son imprescindibles.
En este post vamos a hablar de 12 ventajas de celebrar un evento digital.
1. Ahorro de costes
Espacios, seguros, equipos audiovisuales, gastos de viajes y alojamientos de organizadores y ponentes, dietas, catering, atrezzo…
Un evento presencial implica un gran esfuerzo económico. En un evento digital los costes se pueden reducir hasta un 80%. En ocasiones el alquiler de un espacio apropiado para acoger al número de asistentes deseado es algo inalcanzable, y puede suponer entre un 30 y 70% de los costes, en función del tipo de evento. Pero hay muchos más gastos a tener en cuenta.
Si eliges el modo híbrido el ahorro ya es alto. Puedes contratar una sala ajustada a las necesidades de asistencia esenciales e invitar a la presencia digital al resto de asistentes. Además los asistentes agradecerán que se les brinde la posibilidad de asistir desde cualquier parte.
2. Escalabilidad
Da el salto, convierte tu pequeño evento en un gran evento con facilidad.
La incertidumbre en las cifras de asistencia es algo que trae de cabeza a cualquier organizador y se ve obligado a limitar el número de asistentes, de manera que la sala no quede pequeña pero tampoco quede grande y se deteriore su imagen. Nos vemos en una indecisión hasta el último momento. Esto limita el éxito del evento.
En un evento digital puedes acoger tantos asistentes como necesites. Has de escoger una plataforma que se adapte a cualquier necesidad. De esta forma tu evento podrá crecer rápidamente.
“A menudo los eventos digitales baten récords de asistencia que no podías imaginar en un primer momento.”
3. Tiempo de organización
La organización de un evento implica el trabajo de un gran número de personas especializadas en cada área, durante un tiempo que se multiplica según el tamaño del evento.
En un evento digital los tiempos se reducen considerablemente hasta en un 60% en el caso de grandes eventos, como una feria.
En la actualidad, donde la gestión del tiempo de nuestro capital humano es uno de los mayores valores de nuestra entidad, debemos aprovecharlo de la mejor forma, digitalizando los procesos para facilitar las tareas y aminorar los tiempos.
4. Centralización de los proveedores
La cantidad de proveedores especializados necesarios en un evento presencial es muy grande, lo que hace que la dirección y coordinación de los equipos requiera un gran esfuerzo y haya una alta probabilidad de que se cometan fallos.
En un evento digital los proveedores se pueden simplificar incluso en uno solo. Es el caso de eEvents Live, que además de ofrecer una gestión completa del evento dispone de una aplicación que se adapta a cualquier tipo de evento, bitseat.app.
Nunca la organización de un evento ha sido más sencilla.
5. Ponentes
Trabaja con los mejores ponentes en tu evento.
Los ponentes son una parte esencial y en gran medida suponen el éxito del evento. Un ponente top en la materia aceptará o rechazará su participación en función de varios factores, pero uno de los más importantes es el tiempo que emplea en ello, que a menudo supone varios días. La remuneración por su implicación además irá acorde al tiempo empleado.
Podemos captar ponentes de otros países que no podrían asistir si el evento fuera presencial. El ponente agradecerá la opción de participar de forma digital.
6. Alcance
En los eventos digitales el alcance geográfico es universal. Estás facilitando la asistencia a aquellas personas que no pueden tener la posibilidad de desplazarse por diversos motivos (económicos, movilidad, tiempo, trabajo…). Pero además puedes encontrar grandes nichos de audiencia en otras zonas geográficas que sería inviable alcanzar de forma presencial.
Invirtiendo en publicidad en otros países puedes multiplicar tu audiencia sin demasiado esfuerzo.
“Una plataforma como bitseat.app se adapta a cualquier huso horario y puede trabajar con cualquier moneda.”
7. Ahorro para los asistentes
Viaje, alojamientos, manutención, tiempo empleado.
Además, debido a que los gastos de organización son menores en un evento digital, se puede reducir el coste de inscripción para el asistente.
Aún no reduciendo su precio, una buena parte de los asistentes agradecerá la opción de la asistencia digital. A menudo nos gustaría asistir a muchos eventos, que por tiempo de desplazamiento y/o costes no podemos asistir.
“Los eventos digitales son convenientes tanto para organizadores como para asistentes.”
8. Tendencia
El futuro (y presente) en la organización de eventos es su digitalización.
La tendencia en el sector es la digitalización parcial o total del evento. Los eventos digitales han llegado para quedarse. La pandemia COVID-19 aceleró su evolución y después de ella muchas cosas no volverán a ser iguales.
Los sectores más punteros en organización de eventos (como el farmacéutico o el formativo) supieron adaptarse durante 2020 y 2021 y ya no pueden obviar la parte digital, muchos de estos eventos ya se han digitalizado definitivamente.
Aquellos eventos que no opten por la digitalización están marcando su declive de marca y mostrando una imagen poco resiliente.
9. Flexibilidad
Los eventos digitales son mucho más flexibles que los presenciales en casi todas sus facetas.
Flexibilidad en horarios: El evento puede quedar grabado y puesto a disposición del asistente una vez finalizado el evento. El contenido puede ser troceado en píldoras o ponencias, para que su búsqueda posterior sea más fácil y amena. El asistente puede establecer su propio horario para visualizar el evento.
Flexibilidad de asistencia: La preocupación de que dos ponencias sean simultáneas y tener que elegir entre una de ellas se elimina, debido a que el asistente puede optar por ver en diferido aquella a la que no ha podido asistir.
De la misma manera, podrá visitar todos los stand expositores o leer con calma los póster científicos que se presentan.
Networking. Facilita las relaciones interpersonales desde días o semanas previas y posteriores a la celebración del evento. Los asistentes a ferias y expositores pueden organizar su agenda para sacar el máximo partido.
Otras ventajas de flexibilidad se definen en el resto de ventajas de este documento.
10. Medio ambiente
Transporte, calefacción/aire acondicionado, papel… Reduce la huella de carbono de tu evento.
El medio ambiente es una responsabilidad social, la digitalización contribuye a la conservación del medio ambiente.
“Un Evento Sostenible es “aquel evento diseñado, organizado y desarrollado de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales, y que se deje un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y todos los involucrados“”
(Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente – PNUMA).
En caso de que el evento sea híbrido, optamos por qué los asistentes utilicen vehículos compartidos o transporte público. El programa del evento puede ser digitalizado en pantallas y visualizado en la plataforma del evento por los asistentes presenciales. Los folletos de los expositores pueden ser digitalizados y así evitamos que las papeleras queden llenas de papel y sugerimos optimización del catering para no desperdiciar alimentos y eliminación de plástico.
11. Analíticas
La digitalización de los eventos permite tener mucha más (y mejor) información, lo que nos permitirá hacer una mejora de los siguientes.
Una vez finalizado el evento, se puede observar el comportamiento de los asistentes ofreciendo unas analíticas avanzadas que junto con la IA pueden brindarnos mejoras para futuras ediciones.
Desde una completa segmentación de asistentes hasta conocer los momentos de mayor afluencia y el éxito e interés de las conferencias.
Los expositores también podrán obtener mejores datos, tantos como el organizador quiera brindar.
12. Accesibilidad
La accesibilidad que se puede conseguir en un evento digital es superior a la de los presenciales.
La accesibilidad también es una responsabilidad social. Además de dar respuesta a un importante nicho de mercado que puede asistir a tu evento.
La tecnología y por tanto la digitalización es la gran aliada de la accesibilidad sensorial y física.
La plataforma Bitseat.app está diseñada bajo el estándar W3CA, e incluye otras funcionalidades para hacer un evento inclusivo
Si estás pensando en digitalizar tu evento, ya sea total o parcialmente, puedes ponerte en contacto con nosotros y ponemos a un consultor a tu disposición.
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