“Un evento digital o evento online es aquel que permite la asistencia desde cualquier lugar, mediante un dispositivo informático y conexión a internet.”
El evento digital tiene las mismas características que un evento presencial, pero en este caso usando una interfaz digital, ya sea software de uso online o de instalación en el dispositivo.
Todas las actividades realizadas en un evento presencial pueden ser trasladadas a un entorno digital. Es importante para ello usar dispositivos provistos con cámara y micrófono para facilitar la interacción, así como tener una conexión a internet adecuada. Cualquier conexión de datos adsl, fibra, 4G o 5G es suficiente para asistir a un evento digital.
En la actualidad asistimos a un gran cambio en la realización de eventos. La pandemia COVID ha forzado a los anfitriones de eventos y por tanto a las agencias organizadoras a digitalizar o hibridar sus eventos. Esto no quiere decir que esta disciplina acabe de nacer, desde hace más de 10 años asistimos a eventos digitales con herramientas básicas como Skype, una de las herramientas que lo popularizaron.
Podemos hablar de un ciclo de vida del sector en pleno crecimiento, que además aporta a los anfitriones mucho más de lo que en un primer momento se esperaba.
Existe una gran lista de ventajas de organizar un evento digital, tanto para organizadores como para asistentes. Por esta razón, de la misma manera que sucedió con las compras digitales, aquellos usuarios reticentes al cambio cada vez eligen más la presencia digital. Sí, enfatizamos la palabra “presencia digital”.
Algunas de las ventajas son:
Reducción de costes, tanto para organizadores como asistentes.
Mejores ponentes y de mayor relevancia, que de otra forma no podrías tener.
Menos tiempo de preparación del evento. Lo que antes era un año de preparación o 6 meses ahora se puede hacer en 3 o en menos.
Mayor escalabilidad. Es mucho más fácil escalar tu evento de forma digital que presencial, ya que las plataformas para eventos se adaptan a tus necesidades para acoger un mayor número de asistentes si se requiere. Sería muy complicado buscar un espacio para alojar a 10.000 personas, pero no tanto de forma digital.
Ámbito geográfico. Puedes encontrar nuevos nichos de mercado en cualquier parte del mundo.
Reduce a mínimos la huella de carbono provocada por transportes, calefacción, materiales desechables de único uso…
Accesibilidad. Facilita la comunicación accesible a personas con discapacidad sensorial, así como la asistencia a personas con discapacidad física.
Visita el siguiente enlace para ver más ventajas de los eventos digitales para los organizadores de eventos y el siguiente para ver las ventajas de un evento digital sobre los asistentes.
Tipos de eventos digitales
Un evento tiene lugar cuando un mínimo de 2 personas se encuentran para realizar una determinada actividad.
Cualquier tipo de evento puede ser digitalizado, congreso, feria, foro, jornada, reunión o convención, entre muchos otros. Desde un encuentro familiar al evento más complejo que pueda tener lugar en un gran recinto ferial (IFEMA de Madrid o FIRA de Barcelona). Por lo tanto podemos encontrar tantos tipos de eventos digitales como presenciales.
Son las características y requisitos del evento las que marcarán las necesidades y por tanto las funcionalidades que debe aportar el software que escojamos para realizar dicho evento.
Más adelante hablaremos de los diferentes tipos de plataformas para realizar eventos.
Qué actividades puedo realizar en un evento digital
Sin duda, puedes realizar tantas actividades como en un evento presencial. Para ello has de escoger un software adecuado. Te proponemos un listado de actividades para tus eventos:
Escenario principal y salas secundarias. Charlas, conferencias, talleres, debates, conciertos… todo esto puede ocurrir en una sala. Puedes tener tantas salas como necesites.
Exposición. Como en una gran Feria podemos exponer nuestros productos y servicios mediante el uso de stands digitales. Estos stand pueden igualmente tener tantas funcionalidades como los stand presenciales
Información corporativa.
Proyección de contenidos audiovisuales.
Descarga de folletos digitales.
Atención al cliente mediante chat.
Atención al cliente mediante videoconferencia.
Organización de reunión con los responsables del stand.
Sala de actividades propia (presentaciones, demos, charlas show cooking
Networking. Reuniones privadas entre asistentes, con usuarios indefinidos.
Zona de póster científicos o abstract.
Zona de entrevistas.
Zona de entretenimiento, gamificación.
Votaciones o encuestas de satisfacción.
Atención al cliente personalizada.
Bolsa de bienvenida digital.
Desarrollos a medida. Si tienes una necesidad especial podrás solicitarlo a tu proveedor de software para que tu idea sea una realidad.
Estas son algunas de las funcionalidades clave para la correcta digitalización de un evento. Aunque puede haber eventos muy sencillos que no requieran de todos de estos servicios.
Diferencias entre un evento digital y un evento virtual
A menudo los eventos digitales son también llamados eventos virtuales.
La diferencia entre un evento digital y un evento virtual es el entorno gráfico que presenta y la interfaz del usuario. La interfaz de un evento digital es similar a una página web, pudiendo navegar mediante botones y diferentes páginas. Un evento virtual tiene como interfaz un entorno 3D, que imita un lugar físico, por el cual podemos desplazarnos mediante un avatar. Este avatar es una representación de nosotros mismos, el cual generalmente podemos personalizar tanto en apariencia física como estilística (vestimenta y accesorios).
Un evento virtual tiene una apariencia más lúdica que un evento digital, como si de un videojuego se tratase. Esto a menudo puede ser un inconveniente para los asistentes, ya que no todos están acostumbrados a este tipo de interfaces y su usabilidad.
Existen muchas ventajas de los eventos digitales frente a los eventos virtuales. Algunas de las desventajas de los eventos virtuales son las siguientes:
– Dificultad para acceder a los contenidos.
Se necesita un equipo informático con un procesador y tarjeta gráfica de mayor calidad. Además en la mayoría de ocasiones no se puede acceder desde dispositivos móviles o tablets, incluso si se puede acceder imposibilita su uso la falta de un teclado.
– Instalación de software o plugins.
En función del software que usemos para el evento necesitaremos realizar algunas instalaciones. Los eventos digitales siempre necesitan varios tipos de plugin para poder acceder.
– Gamificación vs utilidad.
Si bien es cierto que un evento virtual ofrece una apariencia muy atractiva, principalmente para asistentes jóvenes, en eventos formales donde el objetivo es el contenido y no el disfrute es más un inconveniente que un punto a favor.
– Tiempo de acceso.
El tiempo que se necesita acceder a los contenidos es grande, y a menudo es inviable para muchas personas poco acostumbradas al uso de videojuegos. Esto hace que algunos usuarios se frustren y desistan de asistir.
– Curva de aprendizaje.
La primera vez que se asiste a un evento virtual encontramos grandes dificultades desde el ingreso hasta el acceso a las salas, a los contenidos o la realización de networking. En definitiva, un evento virtual no ofrece más funcionalidades que un evento digital, solamente cambia el entorno 3D frente al entorno 2D, dificulta el acceso, el uso y requiere hardware más potente.
Diferencias en entre un sistema de videoconferencia y una plataforma para eventos digitales o virtuales
Las herramientas más sencillas para realizar un evento digital son los sistemas de videoconferencia y webinars. Estos sistemas permiten reunir a un número indefinido de personas, en algunas ocasiones pudiendo limitar el uso de micrófono y cámara para no entorpecer el evento.
Estos sistemas van incrementando poco a poco sus funcionalidades, aunque aún dista mucho de los beneficios que ofrece una plataforma para eventos.
En un sistema de videoconferencia generalmente ofrece una única sala de reuniones, lejos de todas las actividades que tienen lugar en un evento presencial, y por tanto en una plataforma para eventos.
Las plataformas para eventos incluyen por tanto un mayor número de funcionalidades, para lograr imitar al máximo los eventos más complejos. No todas las plataformas incluyen los mismos servicios, por lo que deberás informarte de qué ofrece exactamente y comprobar si encaja con tus necesidades.
En eEvents hemos creado la plataforma Bitseat.app, con la cual puedes realizar todas las actividades mencionadas anteriormente. Posiblemente la más completa del mercado, orientada a pequeños y grandes eventos MICE.
Qué necesito para empezar a organizar un evento digital.
Si en este momento no tienes experiencia organizando eventos digitales te recomendamos que te pongas en manos de un profesional para que te asesore sobre cómo adaptar tu evento y la mejor herramienta para ello. Deberás tener preparado tú ideal para que el profesional te diga cuál es la mejor herramienta y cómo solucionar todas las necesidades.
eEvents ofrece una sesión de consultoría gratuita para ayudarte.
Servicios auxiliares para eventos digitales
Todo organizador de eventos necesita una serie de servicios auxliares profesionales para que todo funcione correctamente, a menos que se disponga de un gran equipo multidisciplinar de personas y servicios.
Con la digitalización de eventos intervienen menos empresas y la coordinación es más sencilla, gracias a la digitalización de los procesos. Es el caso de eEvents. Podemos resolver todos los aspectos de principio a fin. Citamos algunos de ellos.
Personalización de la plataforma a medida.
Diseño corporativo.
Gestión de inscripciones, cobros y facturación.
Secretaría técnica y científica.
Gestión de expositores y stands.
Gestión de poster científicos o abstracts.
Realización digital de video.
Ensayo con todos los intervinientes.
Atención al cliente/asistente.
Diseño y envío de certificados.
Analíticas y memoria final del evento.
Recomendaciones
No pongas límites a tu evento. Seguramente podamos resolver todo lo que necesites. Imagina tu evento deal y te ayudaremos a hacerlo realidad
Piensa en grande. A menudo los eventos digitales llegan a un número mucho mayor de inscritos que los eventos presenciales. Piensa bien el perfil de tu asistente y podrás conseguir un número de inscripciones mayor al que imaginas.
Diferénciate de la mayoría. Con la plataforma de eventos adecuada puedes innovar e introducir elementos para sorprender a tu público.
Cuida a tus patrocinadores. Existe una gran variedad de opciones de promoción y placement publicitario, para que la experiencia y el alcance del patrocinador sea un éxito.
Conclusiones
Si tu organización celebra eventos y aún no se ha digitalizado no debes dejar pasar esta oportunidad. Las ventajas de los eventos digitales son muchas, cuando las descubras podrás beneficiarte de ellas y realizar eventos de forma mucho más sencilla. Consulta a un profesional y ponte manos a la obra.
No se trata de la alternativa al evento presencial. De ahora en adelante has de pensar mucho si realmente necesitas el presencial.
¡Los Eventos Digitales han llegado para quedarse!